I forbindelse med udmøntningen af rammeaftalen for social- og special-undervisningsområdet i Region Nordjylland for 2008 skal det klarlægges, hvordan sagsgangen skal være i samspillet mellem borger, kommune* og kommunikationsinstitut (Institut for Syn og Hørelse og Taleinstituttet) med hensyn til visitation og bevilling af den enkelte kommunikationsydelse.
* Det er altid handlekommunen, der refereres til i beskrivelsen af sagsgange.
Nærværende beskrivelse er udarbejdet af Region Nordjylland i samarbejde med arbejdsgruppen om kommunikationsydelser og godkendt af Den administrative Styregruppe den 13. februar 2008.
Beskrivelsen bygger på de vedtagne principper for finansiering, der er beskrevet i rammeaftalen for specialundervisning 2008, bilag 3. Principperne består bl.a. i de tre betalingsmodeller (trækningsret, takst og kombinationsmodellen med takst og abonnement) og den frie henvendelsesret på rådgivning, udredning og aktivitet på op til seks timer. Nedenstående sagsgange omfatter kun ydelser med fuld eller delvis takstfinansiering (det vil sige betalingsmodellerne takst og abonnement).
1. Den typiske sagsgang med fri henvendelsesret
En typisk sagsgang mellem borger, institut og kommune vil have følgende forløb, fordelt på seks trin.
Trin 1: Henvendelse
Borgeren henvender sig direkte til et kommunikationsinstitut uden forudgående visitation. Det kan ske på eget initiativ eller på anbefaling fra læge, kommune m.m.
Trin 2: Rådgivning, udredning og kortvarig aktivitet
Såfremt borgeren falder inden for målgruppen, kan der tilbydes rådgivning, udredning og iværksættelse af en eventuel kortvarig aktivitet uden forudgående kommunal visitation. Kortvarige aktiviteter kan iværksættes i umiddelbar forlængelse af udredningen. Hører borgeren naturligt til et andet institut eller andet offentligt regi, henvises i stedet dertil.
Rådgivning, udredning og aktivitet skal afvikles inden for maksimalt seks timer. Instituttet indhenter ved behov samtykkeerklæring fra borgeren vedrørende indhentning af oplysninger samt eventuel tilladelse til videregivelse af oplysninger. Erklæringen kan eventuelt kombineres med ansøgning fra borger om et opfølgende forløb (Trin 3).
Hvis der er tale om en bruger med særlige befordringsbehov, der henvender sig til Taleinstituttet**, vil instituttet rette henvendelse til kommunens kontaktperson på området med henblik på at arrangere taxakørsel***. Kommunen meddeler borgeren afgørelse inkl. eventuel klagevejledning vedrørende befordringen med kopi til instituttet.
** Hvorvidt der etableres en tilsvarende ordning på de øvrige institutter er p.t. uafklaret. Beslutningen skal træffes i de enkelte kommunalbestyrelser, jf. Kontaktudvalgets beslutning d. 21. november 2007.
*** Vurderingen af, hvornår der er tale om "særlige befordringsbehov" er beskrevet i dokumentet "Ansøgning om befordring ved særlige befordringsbehov i forbindelse med ydelser på kommunikationsområdet i Region Nordjylland".
Når ydelsen inden for de seks timer er afsluttet, kan sagen afsluttes, eller der kan forsættes med Trin 3.
Trin 3: Ansøgning om visitation og anmodning om bevilling
Hvis ikke sagen afsluttes efter Trin 2, fremsender instituttet en sikker e-mail til den aftalte kommunale kontaktperson/sted med:
- en ansøgning fra borger om visitation, og
- en anmodning om bevilling af en konkret ydelse (jf. oversigten over ydelsespakker i rammeaftalens bilag 2) på vegne af instituttet.
Ansøgningen fra borger om visitation indeholder følgende dokumenter:
- Et ansøgningsskema fra borgeren (eksempel findes i menuen i højre side)
- Eventuelt ansøgningsskema om befordring for personer med særlige befordringsbehov (eksempel findes i menuen i højre side).
- Eventuelt en faglig udredning fra instituttet (eksempel findes i menuen i højre side)
- Eventuelt øvrige dokumenter, der er relevante for den konkrete sagsgang.
Anmodningen om bevilling indeholder enten en separat betalingsaftale (eksempel findes i menuen i højre side), eller også er de samme oplysninger indarbejdet i selve e-mailen.
Vedrørende hjælpemidler fremsender instituttet ansøgningen med tilknyttede dokumenter på vegne af borger. Såfremt der også er behov for en af instituttets ydelser i tilknytning til hjælpemidlet, fremsender instituttet også en anmodning om bevilling af den konkrete ydelse.
Instituttet videregiver en kopi af ansøgningen om ydelsen og eventuel befordring til borgeren.
Ved akutte sager tilføjer instituttet "akut" i emnefeltet i e-mailen.
Såfremt kommunen har brug for yderligere oplysninger til belysning af sagen, kan disse rekvireres fra det enkelte institut. Uddybende oplysninger om ydelsespakkernes indhold kan findes i ydelsesbeskrivelser for kommunikationsinstitutterne, som kan findes på det enkelte instituts hjemmeside.
Kommunen koordinerer internt på tværs af forvaltningsområder, hvis der ansøges om en ydelse, der både omfatter servicelovens område og specialundervisning.
Trin 4: Meddelelse af afgørelse om visitation og bevilling
Kommunens afgørelse om visitation og bevilling (eller alene visitation i forbindelse med hjælpemidler) meddeles borger og kommunikationsinstitut på følgende måde:
- Kommunen sender brev til borgeren med afgørelse på ansøgningen og eventuel klagevejledning samt eventuel befordring ved særlige befordringsbehov.
- Kommunen sender via sikker e-mail en kopi af afgørelsen vedrørende borgeren og den underskrevne betalingsaftale til det pågældende institut.
Trin 5: Iværksættelse af ydelse
Instituttet iværksætter den godkendte ydelse som angivet i betalingsaftalen.
I nogle tilfælde sender instituttet relevante statusdokumenter til kommune, borger eller andre relevante aktører i sagen. Det sker, hvis det indgår i ydelsesbeskrivelsen, eller hvis der på anden måde foreligger en aftale om det.
Herefter kan sagen afsluttes, eller der fortsættes med Trin 6.
Trin 6: Eventuel ny visitation og bevilling
Såfremt der efter afslutning af den aftalte ydelse er behov for yderligere opfølgning, vil kommunen modtage en ny ansøgning fra borger om visitation og en anmodning fra instituttet om bevilling (Trin 3), og processen gentages.
Oversigt over dokumenter i sagsgang 1
Trin 2:
Instituttet indhenter eventuelt samtykkeerklæring vedrørende indhentning af oplysninger på borger.
I tilfælde af at borgeren har særlige befordringsbehov, sender kommunen brev til borgeren med afgørelse om befordring og eventuel klagevejledning med kopi til det relevante institut.
Trin 3:
Instituttet fremsender en ansøgning fra borger om visitation til en ydelse til den aftalte kommunale modtager, eventuelt med ansøgning om befordring for personer med særlige befordringsbehov, eventuelt faglig udredning eller øvrige dokumenter, der er relevante for sagsgangen.
Instituttet fremsender desuden en anmodning om bevilling af en konkret ydelse til den aftalte kommunale kontaktperson/sted.
Instituttet videregiver en kopi af ansøgningen om ydelsen og eventuel befordring til borgeren.
Trin 4:
Kommunen afsender brev til borgeren med afgørelse af ansøgningen om ydelsen og eventuelt befordring samt eventuelt klagevejledning.
Kommunen sender kopi af afgørelsen til borgeren og den underskrevne
betalingsaftale via sikker e-mail til det pågældende institut.
Trin 5:
I nogle tilfælde sender instituttet relevante statusdokumenter til kommune, borger eller andre relevante aktører i sagen.
Trin 6:
Kommunen modtager eventuelt fornyet ansøgning om visitation og anmodning om bevilling (jf. Trin 3).
2. Sagsgang når kommunen henviser
I nogle tilfælde kan et sagsforløb starte ved, at kommunen ønsker at visitere til et forløb, hvor udredningen allerede er foretaget. Det kan f.eks. være tilfældet på pædagogisk psykologisk rådgivningsområdet, hvor der rettes henvendelse til det pågældende institut via et henvisningsskema eller lignende, der kan findes på det enkelte instituts hjemmeside.
Efter en indledende kontakt med det pågældende institut starter sagsgangen i givet fald ved ovennævnte Trin 4.
Dokumenter i sagsgang 2
Henvisningsskema
Generelt vedrørende begge sagsgange
Kommunen faktureres månedsvist til de EAN-numre, der er aftalt.
Kommunerne orienteres om aktivitet og udgift på ydelses- og CPR-niveau i den enkelte kommune ved månedlige udtræk fra det regionale afregningssystem. Udtrækkene afsendes medio den følgende måned.
Kontakten mellem kommune og institut foregår med den aftalte kommunale modtager. Et kontaktpersonskorps er p.t. under etablering.
Tidsrammen for sagsbehandlingen afhænger af serviceniveauet i den enkelte kommune. Generelt tilstræber alle parter at sikre en hurtig og smidig sagsgang af hensyn til borgeren.