Komitéen går først i gang med sagsbehandlingen, når projektmaterialet er modtaget.
Projektmaterialet skal være dateret, sidenummereret og versionsstyret.
Såfremt projektmaterialet ikke er behørigt udformet jf. tjeklisten, sendes der mail til forsker om at udbedre dette indenfor en kort frist.
Hvis projektmaterialet er behørigt udformet fremsendes kvittering for modtagelse fra sekretariatet. Sagsbehandlingstiden begynder således den dato, hvor behørigt udformet materiale er modtaget.