Assistent ved ledelsessekretariatet i Forskning, Uddannelse og Innovation på Aalborg Universitetshospital

Brænder du for at hjælpe andre og løse diverse praktiske og lettere administrative opgaver? Trives du med at være ”ansigtet udadtil” i et stort hus og være den, der får hele huset til at fungere optimalt? Er du serviceminded og glad for indgå i forskellige samarbejdsrelationer? Så er du måske vores nye kollega.

Om os
Forskning, Uddannelse og Innovation (FUI), er en afdeling under forskningschefen på Aalborg Universitetshospital, der har til formål at understøtte udvikling og aktiviteter inden for forskning, uddannelse og innovation. Som afdeling består FUI af et ledelsessekretariat, forskellige støttefunktionsenheder samt tværgående forskningsenheder. FUI er lokaliseret i Forskningens Hus og har også en central funktion i forhold til at sikre et velfungerende hus. Vi søger en ny kollega, som kan varetage de forskellige praktiske og mindre administrative opgaver i både FUI og Forskningens Hus og herigennem bidrage til at sikre en velfungerende afdeling og et velfungerende hus for både brugere og gæster.

Organisatorisk er stillingen placeret i ledelsessekretariatet i FUI med daglig ledelse af kontorchefen. I ledelsessekretariatet varetages en bred vifte af opgaver for forskningschefen og kontorchefen. Opgaver som understøttelse møder, events og tværgående fora.  Endelig står afdelingen for en række driftsopgaver i Forskningens Hus, som huser både FUI og forskellige forskningsgrupper og laboratorie funktioner. I Forskningens Hus kommer der desuden daglig en del gæster, der skal deltage i møder, undervisning eller patienter, der deltager i kliniske forsøg. Du bliver ansigtet udadtil i huset og bliver et vigtigt bindeled mellem ledelsen og enhederne i både FUI og Forskningens Hus, samt til de mange samarbejdspartnere og gæster som dagligt besøger huset. Kort sagt bliver du en ankerperson til at sikre et velfungerende hus, hvor brugere og gæster føler sig velkomne.

Om jobbet
Stillingen er på deltid med 15-20 timer ugentligt. Som assistent vil du få et tæt samarbejde med ledelsessekretæren og resten af ledelsessekretariatet. Arbejdsopgaverne inkluderer bl.a. følgende:

• Udarbejde ugentlig plukliste og bestilling af kontorartikler, depotvarer mv. til Forskningens Hus
• Udlevere og modtage nøgler, når medarbejdere hhv. kommer til eller flytter fra huset
• Vedligeholde oversigt over medarbejdere og enheder, der er lokaliseret i Forskningens Hus
• Modtagelse af post til huset og fordeling heraf
• Understøtte drift og vedligehold i Forskningens Hus, som fx indmelding af bygningsskader og føre tilsyn med IT-udstyr i mødelokaler samt kopimaskiner og kaffemaskiner i huset
• Generel praktisk og mindre administrativ understøttelse af forskningschefen og kontorchefen, som fx forplejning til diverse møder
• Koordinering af opgaver og aktiviteter med resten af ledelsessekretariatet og kontorchefen. Herunder deltage i planlægning og afvikling af møder og events med samarbejdspartnere i hhv. Forskningens hus, den øvrige organisation og eksternt
• Bistå ledelsessekretæren med mindre administrative opgaver, som matcher dine kompetencer.
• Ad hoc-opgaver i samarbejde med ledelsessekretæren

Du bliver en del af et veletableret ledelsessekretariat, hvor vi løfter en bred vifte af opgaver i fællesskab, og hvor vi møder hinanden i øjenhøjde på tværs af ledelseslag. Derudover udgør dine nærmeste kollegaer de øvrige ca. 70 ansatte i støttefunktionsenhederne, ligesom du vil få et tæt samarbejde med husets øvrige beboere samt FUIs nære samarbejdspartnere. I stillingen som assistent bliver du derfor en del af et stærkt og dynamisk miljø, hvor vi sætter en ære i service og samarbejde.

Om dig
Vi søger en ny kollega, som er imødekommende, serviceminded og trives med at varetage en bred vifte af driftsopgaver af både praktisk og lettere administrativ karakter.

Du evner at arbejde selvstændigt, struktureret med et godt blik for detaljen, så du altid når i mål med at løse opgaven. Du er god til at prioritere og navigere i en hverdag, som til tider kan være hektisk og uforudsigelig. Du trives med samarbejde med dine kolleger og skabe positive og varige relationer i en stor og forskelligartet organisation. Du har kendskab og kan bruge Word og gerne Outloook i Officepakken og kan bruge IT-systemer til fx bestilling af varer.

Som person trives du i et team, hvor professionalisme, fleksibilitet, hjælpsomhed og uhøjtidelighed er en naturlig tilgang til arbejdsopgaverne. Du er kendetegnet ved et stort personligt engagement og ser glasset som halvt fyldt. Derudover bidrager du aktivt til det gode fællesskab på arbejdspladsen og nyder at være et sted, hvor der stilles krav til det udførte arbejde, men samtidig er plads til at vende både stort og småt.       

Vi tilbyder dig:

• Ansættelse i en fast deltidsstilling
• En fleksibel arbejdsdag med både selvstændige opgaver og opgaver i samarbejdende teams
• Et attraktivt, udviklende og alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne
• En meget bred kontaktflade både internt og eksternt
• Et uformelt arbejdsmiljø med engagerede kolleger
• En arbejdsplads med fokus på at gøre en forskel

Praktiske informationer
Ansøgningen skal være regionen i hænde senest den 1. juni. Samtaler afholdes løbende. Du bedes vedlægge relevante eksamenspapirer og gerne referencer og/eller udtalelser.

Løn og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst for administrations- og IT-personale m.fl. Yderligere information om stillingen kan fås ved henvendelse til kontorchef Jane Bjerregaard Rasmussen på jane.bjerregaard@rn.dk /+4522474104. Yderligere information om støttefunktionerne og Forskningens Hus kan findes her: Forskning (rn.dk)

 

Om Region Nordjylland
Vi er ca. 15.000 meget forskellige medarbejdere, der hver dag leverer velfærd til omkring 590.000 nordjyder inden for sundhed, regional udvikling og det specialiserede socialområde. Vi opfordrer alle kvalificerede til at søge jobbet - uanset etnisk baggrund, køn, seksuel orientering, handicap, religion eller alder. Læs mere om os på www.rn.dk.